Как сортировать данные в Excel по пользовательскому списку
Стандартная сортировка от А до Я или от Я до А не всегда подходит для бизнес-отчетов. Например, если вам нужно расположить регионы в порядке «Восток, Центр, Запад», а не в алфавитном, на помощь приходит пользовательская сортировка в Excel. Этот метод позволяет задать любой порядок элементов.
Материал пригодится тем, кто хочет лучше понять работу в Excel, быстрее наводить порядок в данных и увереннее выполнять типовые операции с таблицами Excel.
Частая задача — сортировка отчетов по регионам в порядке, определенном компанией, а не по алфавиту. Стандартные варианты не работают: «Центр» будет первым при сортировке А-Я, а «Запад» — при сортировке Я-А.
Ручная перестановка блоков данных с помощью Ctrl+X и Ctrl+V — неэффективное решение. Гораздо проще один раз создать пользовательский список.
Инструкция по настройке пользовательской сортировки
- Создайте пользовательский список. Задайте нужную последовательность элементов, например: Восток, Центр, Запад. Это делается в настройках Excel (Файл → Параметры → Дополнительно → Общие → Изменить списки…).
- Откройте диалоговое окно «Сортировка». Выделите диапазон данных и на вкладке «Данные» нажмите кнопку «Сортировка».
- Настройте параметры сортировки. В качестве столбца для сортировки выберите тот, который содержит ваши регионы (или другие данные).
- Выберите ваш список. В открывшемся окне выберите созданный ранее список «Восток, Центр, Запад».
- Завершите сортировку. После выбора списка в основном окне сортировки появятся два новых варианта порядка: прямой и обратный относительно вашего списка. Выберите нужный и нажмите «ОК».
Результат и применение
Данные будут отсортированы точно в заданной вами последовательности.
Этот метод отлично подходит не только для регионов, но и для сортировки:
- Кодов продуктов (PTC-610, PTC-710, PTC-860, PTC-960, PTC-1100), которые при текстовой сортировке идут не по логике номера.
- Приоритетов задач (Высокий, Средний, Низкий).
- Любых других данных с внутренней, неалфавитной логикой порядка.
Использование пользовательских списков для сортировки избавляет от ручной работы, обеспечивает единообразие отчетов и значительно экономит время при регулярной подготовке данных.