Как восстановить несохраненные книги и предыдущие версии файлов в Excel
Функция AutoRecover (Автовосстановление) — ваш главный помощник в борьбе с потерей данных в Excel. Эта статья подробно расскажет, как восстановить несохраненные книги и предыдущие версии файлов, а также как правильно настроить параметры автосохранения для максимальной защиты вашей работы.
Функция, появившаяся еще в 2010 году, остается критически важной, хотя в некоторых сборках Microsoft 365 2024 года ее настройки могут быть неочевидны.
Восстановление несохраненных книг
Представьте ситуацию: у вас открыто несколько файлов в Excel, и вы используете команду Alt+F, X, чтобы выйти из программы.
Вам не нужно сохранять этот файл, поэтому вы нажимаете «Не сохранять». Следующий файл? «Не сохранять». И так далее. И вот вы осознаете, что в последней книге были важные несохраненные изменения. К счастью, если книга была открыта хотя бы 10 минут и создала версию AutoRecover, Excel сохранил ее копию для вас.
Совет: Удерживайте клавишу Shift при нажатии «Не сохранять», чтобы выполнить действие «Не сохранять все» для всех файлов.
Пошаговая инструкция по восстановлению
- Откройте Excel.
- Перейдите в Файл → Сведения → Управление книгой → Восстановить несохраненные книги.
- Excel покажет все несохраненные книги, которые он недавно сохранил для вас.
- Выберите книгу и нажмите «Открыть». Если это не та, вернитесь в Файл → Открыть и прокрутите список до конца.
- Когда найдете нужный файл, нажмите кнопку «Сохранить как», чтобы сохранить книгу. Несохраненные книги хранятся четыре дня, после чего автоматически удаляются.
Использование версий AutoRecover для восстановления ранее сохраненных файлов
Функция «Восстановить несохраненные книги» применяется только к файлам, которые никогда не сохранялись. Для восстановления ранее сохраненных файлов используйте версии AutoRecover.
Если вы закроете ранее сохраненную книгу без сохранения последних изменений, одна версия AutoRecover сохраняется до следующего сеанса редактирования. Чтобы получить к ней доступ, снова откройте книгу и используйте Файл → Сведения → Управление книгой, чтобы открыть последнюю версию AutoRecover.
Вы также можете использовать Проводник Windows для поиска последней версии AutoRecover. В диалоговом окне «Параметры Excel» указано расположение файлов автовосстановления. Если ваш файл назывался, например, «Бюджет2028Данные», ищите папку внутри папки AutoRecover, название которой начинается с «Бюджет».
Во время редактирования книги вы можете получить доступ к последним пяти версиям AutoRecover ранее сохраненной книги. Их можно открыть в разделе «Версии» категории «Сведения». Это полезно, если вы хотите сравнить изменения или скопировать данные из предыдущей версии.
Важные замечания и советы по настройке
- Примечание: Версия AutoRecover создается в соответствии с установленным интервалом и ТОЛЬКО при наличии изменений. Если книга открыта два часа без изменений, последняя автосохраненная версия будет содержать последнюю правку.
- Внимание: Для работы функции должны быть выбраны обе опции в Файл → Параметры → Сохранение: «Сохранять сведения для автовосстановления каждые … минут» и «Сохранять последнюю автосохраненную версию, если я закрою без сохранения».
- Совет: Создайте специальную папку, например,
C:\AutoRecover\, и укажите ее как расположение файлов автовосстановления. Это намного удобнее, чем искать файлы в стандартной папке пользователя.
- Примечание о безопасности: В разделе «Управление версиями» на вкладке «Сведения» есть опция «Удалить все несохраненные книги». Это важная функция, если вы работаете на общедоступном компьютере. Она появляется только при работе с файлом, который ранее не сохранялся. Самый простой способ получить к ней доступ — создать новую книгу.
Благодарим Бет Мелтон и Пола Симэна за разъяснение различий между AutoRecover и восстановлением несохраненных файлов.